فهرست مطالب
هنگام طراحی اتاق کنفرانس باید موارد زیادی را در نظر گرفت: فناوری، قرارگیری در دفتر، طراحی داخلی و موارد دیگر. در این مطلب ما قصد داریم تا با انواع طراحی های اتاق کنفرانس آشنا شویم و نکات مهم در این طراحی را بیان کنیم.
چرا طراحی اتاق کنفرانس اهمیت دارد؟
در دنیای کاری که به طور فزاینده ای حول محیط های باز بدون جدا سازی فضا ها متمرکز شده است، اتاق کنفرانس به عنوان یکی از آخرین مناطق باقی مانده برای یک جلسه خصوصی و سازنده می ایستد. بنابراین، بسیار مهم است که طراحی، قالب و ویژگی های آن به درستی انجام شود. در نهایت، آنها می توانند به معنای تفاوت بین اتاقی باشند که فقط مکان دیگری برای کار است و فضایی که خلاقیت و همکاری در آن زندگی می کند.
هنگام طراحی مناطق کنفرانس تیم خود، مهم است که نه تنها کارمندان و مشتریانی که از فضا استفاده می کنند را زیر نظر داشته باشید، بلکه هدف آن را نیز در نظر بگیرید. هر اداره و تیمی متفاوت است و اهداف یک جلسه می‌تواند بسته به اینکه با چه کسی ملاقات می‌کنید، درباره چه چیزی ملاقات می‌کنید و اهداف شما برای جلسه متفاوت است.
ملاحظات دیگر برای حفظ اهمیت از مکان و آکوستیک گرفته تا فناوری صوتی تصویری و حتی رنگ‌ها است. به هر حال، اگر همه این عناصر در کنار هم بتوانند بهره وری را افزایش دهند، برای کارمندان شما هر چند امتیاز کمی است، احتمالاً ارزشش را دارد.
قبل از اینکه به جزئیاتی بپردازیم که اتاق کنفرانس را به مکانی ارزشمند برای همه تبدیل می کند، بیایید انواع مختلفی را که امروزه در دفاتر مدرن وجود دارد، بررسی کنیم.
پنج نوع از محبوب ترین اتاق ها
فضای برک آوت
اگرچه از نظر فنی یک اتاق کنفرانس نیست، اما این منطقه در دفتر شما برای همگام‌سازی سریع، مکالمه مشتری یا تماس تلفنی غیرخصوصی مناسب است. این فضاها مجهز به مبل‌ها، صندلی‌های نرم و یک یا دو میز قهوه‌خوری، راهی عالی برای تقویت همکاری و ارتباط بدون ساخت دیوار هستند. در حالت ایده‌آل، آنها فاصله خوبی با ایستگاه کاری مرکزی شرکت شما دارند تا حس فضا و حریم خصوصی در جلسه ایجاد شود.
اتاق جلسه
معمولاً برای ۲ تا ۶ نفر، این اتاق‌ها برای جلسات یک به یک، کنفرانس‌های کوچک و جلسات کاری اختصاصی عالی هستند. یک اتاق جلسه معمولاً مجهز به یک میز مستطیل شکل گرد یا کوچک، صندلی راحت و مقداری فضای اضافی برای بلند شدن و حرکت افراد است. در حالی که این اتاق‌ها مطمئناً می‌توانند به برخی تجهیزات صوتی تصویری مجهز شوند، ممکن است فضایی برای افراد باشد تا کامپیوتر را کنار بگذارند و پشت درهای بسته گفتگو یا جلسه وایت برد داشته باشند. از خلاقیت با این فضاها نترسید تا کارمندان شما نیز بتوانند همین کار را انجام دهند!
طراحی اتاق کنفرانس باجه تلفن
باجه تلفن فضای مناسبی برای یک فرد برای تماس ویدئو کنفرانس با مشتری یا همکار است. این اتاق‌های کوچک معمولاً در ابعاد ۴×۴، مجهز به میز و صندلی کوچک و عایق صدا و خصوصی هستند. هنگام طراحی فضای اداری خود، از پیمانکار عمومی بخواهید که تعدادی از این موارد را بسازد یا به مدل های پیش ساخته ای که به راحتی می توانند در یک دفتر کار موجود باشند نگاهی بیندازید.
اتاق تیم
این اتاق ها، اتاق های کنفرانس کوچکتر شما هستند که به راحتی می توانند 4 تا 12 نفر را در خود جای دهند. این اتاق‌ها مجهز به یک میز کنفرانس استاندارد و صندلی‌های کنفرانس هستند، این اتاق‌ها به گروه‌های بزرگتر اجازه می‌دهند تا سر خود را کنار هم بگذارند در حالی که همه می‌توانند دیده و شنیده شوند. آنها معمولاً دارای یک راه اندازی AV هستند که امکان ارائه و کنفرانس را فراهم می کند، اما تمرکز اصلی این است که تیم ها به هم متصل شوند و استراتژی داشته باشند.
اتاق هیئت مدیره
اینها برای رویداد اصلی هستند: جلسات مهم مشتری یا هیئت مدیره، گردهمایی بخش ها و سایر جلسات همکاری محوری. آنها برای 10-20 نفر طراحی شده اند و احتمالاً توجه (و بودجه) بیشتری را از شرکت شما نسبت به اتاق های دیگر جلب می کنند. بسیاری از تیم‌ها انتخاب می‌کنند که تجهیزات صوتی تصویری را به طور کامل در اتاق ادغام کنند تا تجربه‌ای را برای رهبری و استفاده مشتری ارائه دهند. میزهای بزرگ، چندین صندلی، کریدنزا یا سایر وسایل انباری و حتی یک یا دو مبل برای این اتاق ها عالی هستند.
محل قرار دادن اتاق های کنفرانس در اطراف دفتر
هنگام ساخت راه حل های کنفرانس برای دفتر خود، موقعیت اتاق ها را در سراسر فضای خود در نظر بگیرید. برای تیم‌هایی که در فضاهای بزرگتر یا در چندین طبقه مختلف قرار دارند، توزیع یکنواخت مناطق کنفرانس می‌تواند به این معنی باشد که کارمندان به دلیل راحتی بیشتر با هم ملاقات می‌کنند.
تصور کنید هر بار که می خواهید پشت یک در بسته بنشینید مجبور شوید از طبقه هفتم به طبقه 30 بروید. ممکن است در نهایت به جای ملاقات حضوری، با همکار خود در مورد Slack صحبت کنید. توزیع اتاق های کنفرانس بر اساس محل نشستن تیم های مختلف می تواند ارتباطات بیشتری را تقویت کند.
برعکس، برای دفاتر کوچکتر (از 5000 تا 20000 فوت مربع)، ممکن است متوجه شوید که افراد تیم های مختلف زمان کافی را از میز خود دور نمی کنند. در این صورت، گسترش اتاق های کنفرانس در سراسر فضا می تواند حرکت، روحیه و همکاری را بهبود بخشد.
در نهایت، هنگام تعیین محل قرار دادن اتاق های کنفرانس در پلان طبقه خود، هدف اتاق را در نظر بگیرید. قرار دادن اتاق هایی که برای ارائه و جلسات استراتژی در اطراف بیرونی دفتر طراحی شده اند، دسترسی به نور طبیعی را فراهم می کند که به افزایش تمرکز و بهره وری کمک می کند. قرار دادن اتاق‌هایی که برای مکالمات خصوصی یا تماس‌های تلفنی در امتداد فضای داخلی دفتر طراحی شده‌اند، می‌تواند حواس‌پرتی‌ها را کاهش دهد و به افراد اجازه ارتباط دهد.
پشته فناوری که برای جلسات سازنده نیاز دارید
بدون پیشرفت در فناوری، جلسات چیزی جز خواندن یادداشت حضوری نخواهد بود (اجازه ندهید این شما باشید). امروزه، جلسات سازنده فقط از فناوری برای کمک به انجام کار استفاده نمی کنند، بلکه بر آن تکیه می کنند.
شاید سودمندترین پیشرفت در فناوری اتاق کنفرانس، صفحات آکوستیک باشد. ترکیبی از چوب، پنبه و پارچه ضد صدا، این پانل های دیواری/سقفی به کنترل صدا در اتاق کنفرانس کمک می کند. به هر جلسه یا تماس کنفرانسی که در آن بوده اید فکر کنید که به نظر می رسید سخنران در اتاق پژواک است. درمان آکوستیک مناسب 80 درصد این مشکل را برطرف می کند. اگر می خواهید راه حل های صوتی بیشتری را کشف کنید، این راه حل های ساده را برای مشکلات صوتی خود در اتاق های کنفرانس بررسی کنید.
پس از تنظیم صحیح آکوستیک، برنامه ریزی مناسب الزامات صوتی تصویری هر اتاق کنفرانس به شما کمک می کند در زمان و هزینه در قسمت پشتی صرفه جویی کنید. اتاق‌های جلسه کوچکتر که برای مکالمات شخصی در نظر گرفته شده‌اند ممکن است به چیزی بیشتر از Polycom نیاز نداشته باشند. اتاق‌های کنفرانس با اندازه متوسط احتمالاً به برخی قابلیت‌های ویدیویی نیاز دارند، اما نه لزوماً بیشتر از Logitech. در ترکیب با Polycom، این باید از اساسی ترین نیازهای هر تیمی فراتر رود. برای ایجاد یک رویداد مارکی در بزرگترین اتاق کنفرانس خود، سیستم‌های کاملاً یکپارچه مانند سخت‌افزار زوم یا Google Meet را در نظر بگیرید.
علاوه بر این، یکپارچه‌سازی فن‌آوری رزرو می‌تواند به هر کارمند کمک کند اتاق‌های خود را با کلیک یک دکمه رزرو کند یا حداقل زمان دیگری را که باز است پیدا کند. راه حل هایی مانند Joan یا Robin سخت افزار و نرم افزار مورد نیاز تیم شما را برای برنامه ریزی جلسات و برگزاری اتاق ها به آسانی و همگام سازی تقویم ها در سراسر شرکت فراهم می کنند.
نکات طراحی هنگام ساختن اتاق کنفرانس
برای اتاق کنفرانس مدرن مهم است که اهداف و ارزش‌های شرکت را منعکس کند و همچنین محیطی را ایجاد کند که تعادلی بین راحتی و کارایی برقرار کند. به یاد داشته باشید که این اتاق ها برای هر هدف خاصی طراحی شده اند، موضوع اصلی باید افزایش بهره وری باشد.
بنابراین، در حالی که از یک طرف، داشتن کیسه‌های حبوبات، مبل‌های مخملی و بالش‌های راحت ممکن است راهی عالی برای ترغیب کارمندان به استفاده از یک فضا باشد، اما می‌تواند با فریب دادن یک چرت خوب بعد از ناهار، پیام اشتباهی را برای برخی ارسال کند.
اتاق های جلسه شما باید مرتب و تمیز باشد تا هر تعاملی با درهم ریختگی مواجه نشود. خرید مدیریت کابل، راه‌حل‌های ذخیره‌سازی، سطل‌های زباله مناسب و سیستم‌های سمعی و بصری بی‌سیم می‌تواند به دور نگه داشتن محرک‌های اضافی از جلسات شما کمک کند.
آنها همچنین باید بدون مزاحمت یا حواس پرتی دعوت کنند. رنگ های گرم دیوار و نور ملایم را برای اتاق های کوچکتر و رنگ های روشن تر و نورپردازی را برای اتاق های بزرگ در نظر بگیرید. هنگام انتخاب انواع دیوار، شیشه برای یک اتاق بزرگتر عالی است، اما ممکن است اتاق کوچکتر را مانند یک کاسه ماهی که در آن در دفتر نمایش داده می شود، ایجاد کند.
یکی از عناصری که اغلب در طراحی اتاق کنفرانس نادیده گرفته می شود گرمایش و سرمایش است. داشتن جریان هوای مناسب می‌تواند صدای خروجی را به حداقل برساند، در حالی که داشتن کنترل‌های ترموستات مناسب می‌تواند تفاوت بین داشتن جعبه یخ یا سونای بداهه در دفتر باشد. در واقع، کیفیت هوا در سراسر ادارات به موضوعی تبدیل شده است که به شدت در مورد آن صحبت می شود، با مقاله ای در نیویورک تایمز در سال گذشته بحث هایی با عنوان تحریک آمیز مقاله “آیا هوای اتاق کنفرانس شما را احمق می کند؟”
در پایان روز، اتاق های کنفرانس باید بر کنفرانس تأکید داشته باشند و اتصال را تسهیل کنند. طرح باید منعکس کننده و تاکید بر هدف جلسه بدون منحرف شدن از آن است.
یک نکته آخر
یکی از فاکتورهای نهایی وجود دارد که باید در هنگام طراحی اتاق کنفرانس در نظر گرفته شود و این چیزی است که ما خیلی به آن فکر می کنیم: مبلمان. داشتن صندلی‌های ارگونومیک، میزهای بادوام که برای سال‌های آینده ساخته شده‌اند، و صندلی‌های سالن (در صورت لزوم) برای گزینه‌های صندلی اضافی کمک می‌کند. به هر حال، مشتریان و استخدام‌کنندگان احتمالی بیشتر وقت خود را در این اتاق‌ها می‌گذرانند و تصویر دفتر و اتاق‌های همراه شما می‌تواند به عنوان بازتابی از شرکت شما باشد و خواهد بود.
محیط های ملاقات مشترک شما باید به گونه ای ساخته شود که کاربردی، راحت و مهمتر از همه چیز هدفمند باشد. چه در حال برقراری تماس مهم با مشتری یا میزبانی جلسه هیئت مدیره شرکت خود باشید، فضاهای اختصاصی طراحی شده برای نیازهای دقیق شما می توانند تفاوت را ایجاد کنند. وقتی به درستی انجام شود، شما و تیمتان را قادر می‌سازد تا حتی سازنده‌تر و خلاق‌تر باشید. به حدی که کارمندان ممکن است حتی اتاق های کنفرانس را با جایی که می توانند بیشترین درخشش خود را بدرخشند مرتبط کنند.