فهرست مطالب
ایجاد استانداردهای ویدئو کنفرانس و زیرساخت ویدئو کنفرانس برای کسب و کار شما بسیار مهم است. چرا؟ استفاده از نرم افزار کنفرانس ویدئویی در دو سال گذشته به طور تصاعدی رشد کرده است و استفاده گسترده از آن در دنیای تجارت تنها ادامه خواهد داشت. با وجود استانداردهای مناسب کنفرانس ویدئویی، شرکت شما می‌تواند ارتباطات را ساده‌تر کند، همکاری موثرتری داشته باشد و بداند که در یک راه‌حل ویدئو کنفرانس چه چیزی لازم است.
در اینجا برخی از الزامات ویدئو کنفرانس آورده شده است که کسب و کار شما باید در نظر داشته باشد تا جلسات مجازی شما به خوبی اجرا شود. بیایید هم الزامات فنی برای کنفرانس ویدیویی بهتر و هم برخی از تجهیزات جانبی را که می توانند جلسات ویدیویی را تکمیل و ارتقاء دهند، بررسی کنیم.
ویدئو کنفرانس چیست؟
ویدئو کنفرانس نوعی جلسه آنلاین است که در آن دو یا چند نفر در یک تماس صوتی و تصویری زنده شرکت می کنند. با یک اتصال اینترنتی قوی، شرکت کنندگان می توانند بدون توجه به اینکه در کجای جهان هستند، یکدیگر را ببینند، بشنوند و در زمان واقعی با یکدیگر صحبت کنند.
در تجارت، افراد معمولاً از ویدئو کنفرانس برای برقراری ارتباط و همکاری در داخل و خارج سازمان استفاده می کنند. شما فقط باید سخت افزار و نرم افزار لازم را راه اندازی کنید تا بیشترین بهره را از این تجربه ببرید.
کیفیت سیستم ویدئو کنفرانس
ایجاد پروتکل های ویدئو کنفرانس خوب با انتخاب تجهیزات ویدئو کنفرانس یا نرم افزار ویدئو کنفرانس که بیشترین سازگاری را برای کسب و کار شما دارد شروع می شود. سیستم کنفرانس ویدئویی راه حلی است که به کاربران امکان می دهد به صورت مجازی از طریق ویدئو ملاقات کنند. در حالی که همه سیستم‌های کنفرانس ویدیویی نیاز به اتصال اینترنتی قوی دارند، بسیاری از آنها گزینه‌ای برای پیوستن به جلسات یا در یک مرورگر اینترنتی یا با استفاده از یک برنامه دسکتاپ روی رایانه یا لپ‌تاپ کاربر ارائه می‌دهند.
زیرساخت کنفرانس ویدیویی حول برنامه‌های ارتباطی مانند کنفرانس صوتی، تصویری و وب و همچنین مدیریت تلفن ساخته شده است. سازمان شما ممکن است ارتباطات یکپارچه را به عنوان یک سرویس (UCaaS) به عنوان راهی برای پیوند دادن همه برنامه های ارتباطی شما با هم در نظر بگیرد.
پلتفرم متمرکز زیرساخت ویدئو کنفرانس این امکان را برای اعضای تیم فراهم می‌کند که با یک کلیک با یکدیگر تماس بگیرند و تماس‌های ویدیویی گذشته را برای دسترسی به اطلاعات مهم انجام دهند. اگر دفاتری در سراسر جهان دارید، هیچ ارتباطی با پلتفرم UCaaS را از دست نخواهید داد. همچنین ویژگی های گزارش دهی قوی را ارائه می دهد تا بتوانید داده های معنی دار در مورد کنفرانس های ویدیویی شرکت خود را جمع آوری و تجزیه و تحلیل کنید.
امکانات سیستم ویدئو کنفرانس
امکانات مورد انتظار شما نقش مهمی در راه اندازی زیرساخت ویدئو کنفرانس دارد. سیستم‌های کنفرانس ویدیویی می‌توانند فقط به تعداد کمی از شرکت‌کنندگان در جلسه خدمات رسانی کنند. برخی از گزینه‌های نرم‌افزار ویدیویی به بهترین وجه برای جلسات 1:1 یا گروه‌های کوچک استفاده می‌شوند، در حالی که راه‌حل‌های ویدیویی دیگر به شرکت‌ها اجازه می‌دهند تا برای میزبانی رویدادهای مجازی برای هزاران کاربر، مقیاس خود را افزایش دهند. در مورد اول، راه حلی مانند Vonage’s Video Express توانایی ارتقاء تجربه ویدیوی خود را با استفاده از یک راه حل کم کد ارائه می دهد. برای این موارد استفاده در مقیاس بزرگتر، مانند جلسات همه تیم در یک شرکت بزرگ، ممکن است بخواهید راه حلی مانند اسکایپ بیزنس (Skype for business) را در نظر بگیرید، که به شما امکان می دهد تجربه های سفارشی رویداد ویدیویی ایجاد کنید که مخاطبان را در طول و بعد از رویداد غرق کند.
راه حل های ویدئو کنفرانس نیز طیف وسیعی از ویژگی ها را ارائه می دهند. در حالی که برخی از گزینه‌ها ساده هستند و برای استفاده خارج از جعبه طراحی شده‌اند، برخی دیگر قابل تنظیم‌تر هستند، با ویژگی‌های افزودنی که می‌توانند تجربه جلسه مجازی را ارتقا دهند. سیستم‌های کنفرانس ویدیویی طیف گسترده‌ای را اجرا می‌کنند، اما اکثر آنها دارای برخی از ویژگی‌های کلیدی برای فعال کردن جلسات کارآمدتر هستند. ویژگی‌های اشتراک‌گذاری و ضبط صفحه در حال حاضر برای اکثر راه‌حل‌های کنفرانس ویدیویی جزو میز هستند، زیرا به شرکت‌کنندگان اجازه می‌دهند صفحه‌های یکدیگر را ببینند و جلسات را برای مراجعات بعدی ضبط کنند.
با پیچیده‌تر شدن راه‌حل‌های کنفرانس ویدیویی، بسیاری از آنها ویژگی‌های افزودنی مانند پس‌زمینه مجازی، دکمه‌های واکنش و موارد دیگر را نیز برای جذاب‌تر کردن جلسات ویدیویی و افزایش تجربه بصری ارائه کرده‌اند.
هنگام ایجاد استانداردهای ویدئو کنفرانس، مهم است که تحرک را نیز در نظر بگیرید. از آنجایی که برخی از کاربران ممکن است بخواهند به جلسات در حال حرکت دسترسی داشته باشند، ممکن است بخواهید راه حلی برای کنفرانس ویدیویی با یک برنامه تلفن همراه در نظر بگیرید. حداقل، انتخاب یک سیستم با تجربه خوب در مرورگر به کاربران کمک می کند تا در خانه، دفتر یا در حال حرکت به جلسات بپیوندند.
در حالی که هیچ کمبودی در ویژگی‌های کنفرانس ویدیویی وجود ندارد، اکثر کسب‌وکارها می‌توانند از پایبندی به برخی از اصول اولیه، همراه با تجربه ورود آسان و گزینه‌های دسترسی دسکتاپ و درون مرورگر بهره ببرند. سیستم کنفرانس ویدیویی مانند Vonage Meetings تجربه کاربرپسندی را ارائه می‌کند که ورود شرکت‌کنندگان به جلسات را آسان می‌کند، در حالی که ویژگی‌های اصلی مورد نیاز برای یک جلسه ویدیویی موفق را نیز شامل می‌شود.
پهنای باند مورد نیاز زیرساخت ویدئو کنفرانس
با پیشرفت فناوری کنفرانس ویدیویی، اتصال اینترنت شما باید سرعت خود را حفظ کند. استفاده از فیلم HD تصویر واضح تری ایجاد می کند. با این حال، ویدیوی HD به پهنای باند بیشتری نسبت به پخش ویدیوی استاندارد نیاز دارد، بنابراین مطمئن شوید که اتصال اینترنت شما می تواند بار اضافی را تحمل کند. در نظر بگیرید که شرکت شما در هر زمان ممکن است چند پخش ویدئو داشته باشد تا بتوانید میزان پهنای باند کلی مورد نیاز خود را محاسبه کنید. اکثر کاربران به یک اتصال اینترنتی نیاز دارند که حداقل 10 مگابیت در ثانیه (Mbps) در پایین دست ارائه دهد. پهنای باند بالاتر می‌تواند به کیفیت بهتر ویدیو کمک کند، و با افزایش تعداد شرکت‌کنندگان در یک جلسه، می‌خواهید پهنای باند را نیز افزایش دهید تا همه کاربران را در خود جای دهد.
انتخاب بهترین میکروفون ویدئو کنفرانس
وقتی نوبت به بهبود کیفیت صدا در تماس‌های ویدیویی می‌رسد، سرمایه‌گذاری بر روی ابزارهای مناسب بسیار کمک می‌کند. به عنوان بخشی از استانداردهای کنفرانس ویدیویی، کسب و کار شما باید ارائه هدست یا انواع دیگر تجهیزات صوتی را برای کارمندان در نظر بگیرد. بیشتر اوقات، بلندگوهای داخلی لپ‌تاپ یا رایانه‌های رومیزی بهترین گزینه برای شفاف‌ترین صدا در تماس ویدیویی نیستند. برای این حالت شما نیاز به میکروفون ویدئو کنفرانس دارید.
خوشبختانه، می‌توانید از میان طیف وسیعی از گزینه‌های مختلف صوتی خارجی انتخاب کنید. میکروفون‌های مستقل یا بلندگوهای سبک گرد 360 درجه می‌توانند انتخاب‌های خوبی باشند، زیرا به کاربران اجازه می‌دهند بدون هندزفری باشند. هدست‌ها، هدفون‌ها یا هدفون‌ها نیز می‌توانند گزینه‌های خوبی برای کاربران در حال حرکت باشند و همچنین از مزایای کیفیت صوتی بهبود یافته برخوردار هستند. به طور کلی، پروتکل های ویدئو کنفرانس باید به شدت کاربران را تشویق به استفاده از منابع صوتی خارجی برای نتایج بهتر و مشارکت در جلسات مجازی کند.
وب کم و یا دوربین مورد نیاز برای ویدئو کنفرانس
سرمایه‌گذاری روی وب‌کم های خارجی نیز می‌تواند به بهبود تجربه کنفرانس ویدیویی کمک زیادی کند. در حالی که اکثر لپ تاپ ها و دسکتاپ ها دارای دوربین فیلمبرداری داخلی هستند، وب کم ها تمایل به ارائه وضوح بالاتر و در نتیجه کیفیت تصویر بهتر دارند. استفاده از اکثر وب کم های فردی نیز نسبتاً آسان است. کاربران می توانند بسیاری از آنها را با استفاده از اتصال USB به لپ تاپ های موجود خود وصل کنند. هنگام نگاه کردن به وب‌کم‌ها، ویژگی‌هایی مانند وضوح (حداقل 1080p)، نرخ فریم (حداقل 60 فریم در ثانیه)، حذف یا کاهش نویز، حذف پس‌زمینه، و تصحیح نور کم یا خودکار را در نظر بگیرید.
برای تنظیمات اتاق کنفرانس، بسیاری از استانداردهای مشابه هنگام در نظر گرفتن راه حل های وب کم اعمال می شود. برخی از تولید کنندگان اکنون راه حل های وب کم را ارائه می دهند که به طور خاص برای اتاق های جلسه طراحی شده اند. این انواع می توانند با فناوری جلسه ویدیویی در داخل یک اتاق کنفرانس همگام شوند و به چندین شرکت کننده اجازه می دهند از یک فضا به آن بپیوندند. از نمونه این تجهیزات می توان به لاجیتک گروپ اشاره کرد.
چه کارمندان در خانه و چه از محل کار به جلسات می‌پیوندند، وب‌کم‌های خارجی باید بخشی از استانداردهای ویدئو کنفرانس شما باشند تا کیفیت ویدیو و تعامل را بهبود بخشند.
یک صفحه پس زمینه برای ویدئو کنفرانس
داشتن یک صفحه پس‌زمینه منظم برای تماس‌های ویدیویی به‌عنوان بخشی از پروتکل‌های ویدئو کنفرانس به شدت توصیه می‌شود. باید مطمئن شوید که پس‌زمینه فضای شما در تماس‌ها برای جلوگیری از حواس‌پرتی سازماندهی شده است، و حتی ممکن است به خرید پس‌زمینه فیزیکی برای ساده‌سازی فضای خود فکر کنید.
از طرف دیگر، برخی از پلتفرم‌های کنفرانس ویدیویی پس‌زمینه‌های داخلی را برای استفاده در جلسات ارائه می‌کنند، یا می‌توانید برنامه‌های خارجی را دانلود کنید که گزینه‌های پس‌زمینه مجازی را ارائه می‌دهند. مهم نیست کدام گزینه را انتخاب می کنید، داشتن پس زمینه با کیفیت بالا می تواند به پربارتر شدن تماس های ویدیویی شما کمک کند.
آموزش کارمندان
در نهایت، باید کارمندان خود را در مورد نحوه استفاده از سیستم و نگهداری از زیرساخت ویدئو کنفرانس آموزش دهید. به آنها در مورد بهترین شیوه‌ها، مانند مکان ایستادن و نحوه تنظیم نور، و همچنین جزئیات فنی، مانند نحوه اشتراک‌گذاری صفحه نمایش برای ارائه، نحوه ضبط جلسات و آموزش‌ها برای مراجعات بعدی، و نحوه دسترسی به آمار تماس‌ها و موارد دیگر توصیه کنید. اطلاعات ارزشمند. وقت گذاشتن برای آموزش کارمندان قبل از اجرای راه حل های ویدئو کنفرانس می تواند تفاوت را در پذیرش موفقیت آمیز ایجاد کند.
با کنفرانس ویدیویی، فرصت‌های مؤثری برای تیم‌ها ایجاد می‌کنید تا در همان صفحه باقی بمانند، حتی زمانی که در حال حرکت هستند. و برای استفاده حداکثری از راه‌حل‌های ویدئو کنفرانس، مطمئن شوید که نیازهای پرسنل و فناوری مناسب را قبل از اجرا در اختیار دارید.