نحوه برگزاری ویدئو کنفرانس

یکی از مسائلی که مدیران و ارائه دهندگان جلسات امروزه با آن درگیر هستند، برگزاری جلسه ویدئو کنفرانس است. اغلب ما با نحوه برگزاری یک جلسه کاری، تجاری و اداری به صورت حضوری آشنا هستیم اما اکنون این مساله به صورت غیر حضوری ممکن شده و شیوه کار به کلی فرق کرده است. گسترش کرونا، شتاب گرفتن کار های اداری و هزینه ها تحولی در این مساله ایجاد کرده است.

برگزاری یک جلسه ویدئو کنفرانس بر خلاف تصور عموم بسیار متفاوت از یک جلسه حضوریست. امکاناتی مانند صحبت قبل از جلسه، آشنایی با مخاطبان، ارائه محتوا مانند اسلاید یا pdf و بسیاری موارد دیگر بطور کلی تغییر کرده و هر کدام آنها روش های مخصوص به خود برای یک کنفرانس ویدئویی موفق را دارد. در ادامه این مطلب شما نکات مهم برای موفقیت در یک ویدیو کنفرانس را فرا خواهید گرفت.

ویدئو کنفرانس چیست؟

آیا تا به حال فکر کرده اید که جلسه خود را بدون اینکه نیازی به حضور در یک مکان خاص داشته باشید برگزار کنید؟ تا به حال پیش آمده که نیاز به یک جلسه داشته باشید اما امکان حضور در مکانی خاص برای شما سخت هزینه بر و یا غیر ممکن باشد؟ ویدئو کنفرانس بهترین راه حل ممکن برای این مساله است. این تکنولوژی به شما این امکان را می دهد تا این مشکلات به سادگی برای شما برطرف شود. ویدیو کنفرانس به شما امکان یک ارتباط صوتی و تصویری از راه دور از طریق بستر شبکه و یا اینترنت را خواهد داد.

جلسه ویدئو کنفرانس
یک جلسه برگزار شده از طریق ویدئو کنفرانس

مزایای برگزاری جلسه ویدئو کنفرانس

مزایای برگزاری یک جلسه به صورت ویدئو کنفرانس بسیار بیشتر از حد تصور مدیران است. شما اگر به جای یک جلسه حضوری از تکنولوژی ویدئو کنفرانس استفاده کنید، از مزایایی مانند حذف هزینه های سفر، جلوگیری از اتلاف زمان، حذف ریسک های سفر، خستگی، دوری از منابع مهم، حضور در چند نقطه بصورت همزمان و حضور همه ی شرکت کنندگان در موعد مقرر، بهره مند خواهید شد.

نکات مهم برگزاری ویدئو کنفرانس

همانطور که در قبل ذکر شد، در جلسه ویدئو کنفرانس نیز در برخی موارد شما نیاز به فراگیری یکسری آموزش، رعایت نکات و آمادگی برای برگزاری جلسه دارید. در ادامه شما با 8 نکته مهم برای برگزاری یک جلسه ویدئو کنفرانس موفق آشنا خواهید شد.

1- آرامش خود را حفظ کنید

مهم ترین بخش هر ارائه، جلسه و گفتگو، حفظ آرامش و اعتماد به نفس است. هر چند شاید این مساله برای شما تازگی داشته باشد اما شاخ غول شکستن نیست. بدون اینکه احساس اضطراب کنید صحبت های خود را قبل جلسه همانند یک جلسه حضوری تمرین کنید و نکات ارائه موفق را به یاد آورید و عمل کنید.

2- بهترین مکان را برای کنفرانس انتخاب کنید

مکانی که برای قرار دادن دوربین کنفرانس انتخاب می کنید باید نور کافی داشته باشد، جهت نور موجب اختلال در کیفیت تصویر نشود، پوشش کافی توسط دوربین ایجاد شود و بهترین کیفیت را ارائه دهد. بهترین مکان برای دوربین در یک جهت سالن کنفرانس است تا بتواند به تمام اتاق کنفرانس تسلط کافی داشته باشد. البته انتخاب تجهیزات متناسب با نیاز شما نیز یک شرط بسیار مهم است.

3- مکان مناسب میکروفون

هر چه شما ارائه فوق العاده ای داشته باشید، اگر صدای شما رسا و واضح نباشد هیچ ارزشی ندارد. صدا و تصویر در برگزاری ویدئو کنفرانس باید به بهترین نحو ممکن باشد. مکان قرار گیری میکروفون و یا میکروفون های کنفرانس، پوشش صوتی اتاق و تنظیم بلندی صدا از مهم ترین مسائلی است که باید رعایت شود.

4- بستر ویدئو کنفرانس مناسب را انتخاب کنید

یکی از مهم ترین کار هایی که شما در خرید ویدئو کنفرانس باید قبل از هر اقدامی انجام دهید، انتخاب بستر ویدئو کنفرانس است. شما باید با توجه به نیاز و توانایی خود، توانایی مخاطبان و استفاده شما از این تکنولوژی، بهترین بستر را برای برگزاری انتخاب کنید. برای راهنمایی بهتر شما می توانید با کارشناسان ویدئو کنفرانس ما تماس بگیرید.

تماس با کارشناس ویدئو کنفرانس

5- با تجهیزات و یا نرم افزار آشنا شوید

هر کدام از نرم افزار های ویدئو کنفرانس یا دستگاه های ویدئو کنفرانس منو ها، کارکرد ها، تنظیمات و رابط کاربری مخصوص به خود را دارند. اگر در حین جلسه شما آشنایی با کنترل ها و امکان مدیریت را نداشته باشید، جلسه شما مطلوب به نظر نمی رسد. قبل از شروع جلسه حتما با این تجهیزات آشنا شده و با آنها تمرین کنید.

6- تجهیزات و ارتباط خود را تست کنید

در صورت امکان، حتما یکبار بصورت تمرینی با مخاطبان خود ارتباط گرفته و همه چیز را تست کنید. این عمل احتمال مشکلات فنی حین جلسه ویدئو کنفرانس را به طور قابل توجهی کاهش می دهد. این مشکلات می تواند استرس را به وجود آورد و یا حتی در مواردی امکان لغو جلسه و یا عدم حضور برخی از مخاطبان را در پی خواهد داشت.

7- لباس مناسب بپوشید

هر چند این یک جلسه از راه دور است، اما دلیل نمی شود تا شما یک ظاهر آراسته نداشته باشید. بهترین لباس ممکن را برای خود انتخاب کنید و در زمان ارائه آنرا بپوشید.

8- با افراد آشنا شوید

هر کاری که نیاز است تا مخاطب خود را بشناسید انجام دهید. قبل از جلسه در مورد افراد سوال و جواب کنید، در حین جلسه به آنها گوش دهید و شخصیت و خواسته آنها را درک کنید. مخاطبان شما شرکای تجاری، همکاران، سرمایه گذاران وخریداران هستند و علاقه مند شدن آنها به شما بسیار اهمیت دارد.