5 راه برای افزایش کیفیت جلسه ویدئو کنفرانس

گاها ممکن است که احساس کنید جلسات ویدئو کنفرانس شما، کیفیت لازم را ندارند. عوامل بسیاری ممکن است بر روی کیفیت جلسه ویدئو کنفرانس، تاثیر گذار باشند. عواملی مانند مشکلات فنی، آماده نبودن برگزار کنندگان، مشکلات اینترنت و شبکه می توانند در کیفیت، تاثیر گذار باشند. در این مطلب، 5 روش افزایش کیفیت جلسات ویدئو کنفرانس را معرفی خواهیم کرد.

چرا کیفیت جلسه ویدئو کنفرانس مهم است؟

تصور کنید که یک قرار کاری مهم با یک شریک تجاری و یا مشتری دارید. تماس شما مدام به مشکلات فنی خواهد خورد و نیاز است در حین جلسه، به جای صحبت مشغول رفع ایرادات فنی باشید. بعد از رفع مشکلات و برقراری تماس، کیفیت لازم را نخواهید داشت و مجبور هستید حرف های خود را چندین بار تکرار کنید.

این شریک تجاری و یا مشتری، یک تماس کنفرانسی دیگر با ارائه دهنده خدمات و یا شریک تجاری دیگر خواهد داشت. این تماس، از همان اول هیچ مشکل فنی خاصی ندارد. کیفیت تماس در حد مطلوب است و مشکلات، باعث کلافه شدن مشتری شما نخواهد شد.

خود را جای شریک تجاری و یا مشتری قرار دهید. کدام مجموعه را برای شروع و یا ادامه همکاری انتخاب می کنید؟ از دست دادن مشتریان مهم، به خصوص در شرایط بحرانی می تواند تاثیرات بسیار منفی داشته باشد. بنابراین، کیفیت جلسه ویدئو کنفرانس از اهمیت بالایی برخوردار است.

چه مواردی به افزایش کیفیت جلسه ویدئو کنفرانس کمک می کنند؟

موارد زیادی هستند که می توانند مشکلات احتمالی را، به حداقل ممکن برسانند. پیش بینی آینده سخت است و نمی توان از عملکرد صحیح هیچ چیزی به صورت 100 درصد مطمئن بود. با این وجود، برخی اقدامات هستند که می توانند از موارد زیادی پیش گیری کنند.

1- برگزاری جلسه تمرینی

یکبار تمرین جلسه و برگزاری آن، مهم ترین اقدامی است که می توانید برای بهبود کیفیت جلسه ویدئو کنفرانس انجام دهید. این تمرین، مشکلات فعلی را به شما نشان خواهد داد و قبل از برگزاری جلسه اصلی، زمان دارید تا این مسائل را برطرف کنید. سعی کنید با مشتری خود و یا تیم فنی آنها، قبل از برگزاری جلسه، زمانی را هماهنگ کنید تا این تمرین را انجام دهید.

2- بررسی کارکرد درست تجهیزات و یا نرم افزارها

عمده مشکلات فنی، مربوط به عملکرد صحیح تجهیزات و یا نرم افزار می شود. جلسه تمرینی، به شما این امکان را داد که مشکلات را پیدا کنید. با این وجود، حتما قبل از جلسه اصلی، زمانی را اختصاص دهید که تجهیزات برگزاری را چک کنید. این مسئله، در ویدئو کنفرانس های با پلتفرم نرم افزاری مانند اسکایپ، اهمیت بیشتری پیدا می کند.

3- بررسی تمیز بودن لنز دوربین و جایگیری درست میکروفون ها

عمده کیفیت جلسه ویدئو کنفرانس، به دریافت صدا و تصویر و ارسال صحیح آن بستگی دارد. بنابراین، علاوه بر اینکه عملکرد صحیح تجهیزات را چک می کنید، از برخی نکات غافل نشوید. برای مثال، مطمئن شوید که دوربین در جای خوبی قرار دارد و لنز آن کاملا تمیز است. لنز کثیف می تواند در عملکرد فوکوس خودکار و کیفیت تصویر، اختلال ایجاد کند.

میکروفون ویدئو کنفرانس، وظیفه دریافت صدای شرکت کنندگان و ارسال آن به دستگاه ویدئو کنفرانس و سپس نفر مقابل را دارد. مطمئن شوید که اتصال آنها به درستی کار می کند و همچنین، جای گیری آنها را بررسی کنید. در تمام نقاططی که سخنگو ها قرار دارند، مطمئن شوید که صدا به خوبی دریافت می شود.

4- بررسی کیفیت اینترنت، اقدامی تاثیر گذار در کیفیت جلسه ویدئو کنفرانس

وب کنفرانس ها و یا ویدئو کنفرانس های نرم افزاری که بر بستر اینترنت هستند، به سرعت اینترنت وابستگی زیادی دارند. بنابراین، قبل از برگزاری جلسه، اطمینان حاصل کنید که از پهنای باند کافی برخوردار هستید. در صورت نیاز، برخی کار های مصرف کننده اینترنت را در طول جلسه متوقف کنید.

5- آموزش استفاده کنندگان از تجهیزات و نرم افزار های ویدئو کنفرانس

یکی از نکات مهمی که در کیفیت جلسه ویدئو کنفرانس تاثیرگذار است، آموزش کافی مصرف کنندگان است. قبل از برگزاری جلسه، حتما مطمئن شوید که نفرات لازم، مهارت کافی برای کار با تجهیزات ویدئو کنفرانس و یا نفرات را دارند.